請求書を送るときに送付する送付状。
送付状は、必ず付けなければならないものではありませんが、請求書に限らず送付状があると、相手の担当者に良い印象を与えることができます。
忙しく時間がなくても送付状は作成したほうがいいですね。
私も、以前事務の仕事をしているときに請求書を何通も送っていました。
会社には必ず「送付状」が印刷してテンプレートとしてありましたので、それを使っていました。
今、個人的にどこかに請求書を送るということは、なかなかありませんが書類を送るときは、そのままというには何か乱暴な気がして落ち着かないですね。
ここから、請求書の送付状の文例をご紹介します。
【気をつけること】
請求書に添える送付状は、挨拶文ではありません。
送付する内容自体が重要なので、最初の文は簡単に日頃の感謝を伝えるものとし、二文目に本題である請求書を送る旨を記載しましょう。
【文例①】一般的な請求書に同封する送付状
拝啓
平素は、格別のご高配を賜りまして誠にありがとうございます。
請求書を送付いたしますので、ご査収の程よろしくお願い申し上げます。
敬具
改行して頭語と結語を入れると丁寧ですが、以下のようにまとめても大丈夫です。
拝啓 平素は、格別のご高配を賜りまして誠にありがとうございます。
請求書を送付いたしますので、ご査収の程よろしくお願い申し上げます。 敬具
【文例②】年の瀬に請求書を送るときの送付状
拝啓
本年中は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。
先の取引について請求書を送付させていただきました。
ご査収くださいますよう、よろしくお願いいたします。
本年中のご高配に心より御礼申し上げますと共に、
明くる年も変わらぬご指導ご鞭撻の程、よろしくお願い申し上げます。
敬具
例えば、請求書を送る日付が12月15日以降の年末になった場合、年末の挨拶を文章中に含めると良いですね。
【文例③】新年最初に請求書を送るときの送付状
拝啓
新年あけましておめでとうございます。
旧年中は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
先の取引について請求書を送付させていただきました。
ご査収の程、よろしくお願いいたします。
本年もより一層のご高配を賜りますよう、お願い申し上げます。
敬具
新年明けて15日くらいまでは、年頭の挨拶を文章中に含めると良いです。
請求書を送付するときに送付状は必要?
取引先などに請求書を送るときには、請求書だけを送るのではなく、送付状を同封するのが必要と思われます。
これは業界を問わずビジネス的な慣習です。
入社すれば請求書の書き方のマナーとして学ぶところでしょう。
「忙しい」「時間がない」などの理由は相手には分かりません。
送付状の手抜きをして思わぬところで取引先との関係を損なうこともあります。
自分や自分の会社のイメージが悪くなってしまわぬように送付状をつけましょう。
送付状には「送付者」「宛先」「封入した書類の枚数」などの情報を記載した、書類全体の概要を示す役割があります。
送付状に同封した書類が全部で何枚あるのかを記しておくことで、書類を受け取った取引先が封入漏れをチェックできます。
私も送付状があると書類のチェックができるので安心しますね。
なお、メールで請求書を送るときは、送付状を作成する必要はありません。
飲食店から会社や個人宛の請求書の送付状の宛名の書き方とは
飲食店から会社や個人宛に請求書を送るときには、必ず送付状を書きましょう。
飲食をサービスしているのですから、請求書を送るのは当然ですが、やはり送付状がないと冷たい印象が否めません。
次回に繋げていくためにも送付状は送付しましょう。
請求書の宛先情報には、敬称をつけて相手方に敬意を表します。
このとき、会社や部署に対する敬称の「御中」と、個人に対する敬称の「様」「社長」「部長」などを併用してはいけません。
【会社や部署が宛先の場合】
株式会社○○ 御中
株式会社○○ ☓☓☓部 御中
○○事務所 御中
【個人が宛先の場合】
株式会社○○ 佐藤一郎 様
株式会社○○ ☓☓☓部 佐藤一郎 部長
株式会社○○ ☓☓☓部 ご担当者 様
○○事務所 佐藤一郎 様
になります。
よく書いてしまう間違いは、
「株式会社○○ 御中 佐藤一郎 様」などです。
「社長」や「部長」といった役職名も敬称にあたります。
「株式会社○○ 御中 佐藤一郎 部長」も間違いです。
ちなみに今、私の勤めている会社は、取引先から各種請求書が届きますが、皆送付状が入っています。
一つだけ、ポストに直に「請求書」がむき出しで入っている飲食店があります。
昔から贔屓にしている「酒屋」さんで、ここはここで昔からのスタイルのようです。
今回のまとめ
クレジットカードなどの会社からの請求書も最近はメールがほとんどですね。
郵送が多かったときも送付状はついていたように思われます。
仕事などでの取引先では、まだまだ郵送での請求書が多いです。
請求書に限らず郵送では送付状がついていないと、受け取り側も書類は全部そろっているのか不安になります。
確認のためにも送付状は同封することをおすすめします。
