年末の会社の一大イベント、忘年会！
忘年会の幹事は新人に任せることが多いですが、年末の忙しい時期に仕事と幹事を両立させるのは、なかなか大変です。
新人の教育担当の貴方が、新人と一緒になって、幹事が準備しなければならない項目や注意すべきポイントをリストアップする必要があります。
そこで今回は、幹事がおさえるべき忘年会当日までの流れを紹介します。
併せて、よくある幹事のマナー違反をお伝えしますので、気をつけるポイントが明確になります。
忘年会当日に参加者の不満が爆発することのないよう、入念な事前準備を怠らないでくださいね。
忘年会で必要なのは事前の準備！幹事がおさえるべき当日までの流れ
参加者が満足する忘年会にするには、事前の準備が必要です。
しかも、日程の調整のために、忘年会の1ヶ月以上前から準備を始めなければなりません。
ここからは、幹事がおさえるべき事前の準備の流れをお伝えします。
きちんと準備の流れをおさえないで、あいまいなまま準備を進めるのはおすすめできません。
当日になって料理が足りないとか、予算をオーバーしてしまったなど色々なトラブルが発生する危険があります。
1 忘年会の日程の決定
参加人数が多い忘年会の場合は、できるだけ早く日程の調整を始めましょう。
忘年会の時期は他の飲み会も多いので、参加者の予定もどんどん埋まっていきます。
幹事が出席できない日を外して、候補日を3～4日ほど挙げます。
参加者全員の予定を聞いて日程を調整しようとすると、なかなか決めることができません。
会社の幹部や部署の管理職のスケジュールを優先して、先に日程を決めてしまいましょう。
日程が決定したら、参加対象者全員に社内メールなどで連絡し、出欠の確認をします。
2 お店の決定
日程が決定したら、お店選びに進みます。
ここでは、お店選びのポイントを紹介します。
・会社から遠くなく、道が分かりやすいお店
忘年会の参加者は、会社から直行しますね。
仕事が忙しく、遅れて参加する方もいることを考慮して、会社から近いお店にしましょう。
会社から歩いて行けるお店がベストです。
また、遅れて一人でお店に行く方が迷わないよう、道が分かりやすいお店を選ぶことも大切です。
3 お店の下見
お店のホームページで見た雰囲気やメニューと、実際の内容がかけ離れていることもあります。
忘年会当日にがっかりしないためにも、前もってお店の下見をしておきましょう。
下見でチェックするポイントは以下のとおりです。
・道順
会社からお店までの道順を確認します。
近道や分かりやすい道を調べておきましょう。
・お店の外観、雰囲気、環境
お店に着いたら、外観や店内の雰囲気を確認しましょう。
個室か半個室かと、部屋の広さを見ましょう。
席が狭すぎて窮屈でないように、広い部屋を選ぶようにしましょう。
トイレの清潔さなどの環境もチェックします。
照明の明るさもチェックポイントです。
照明が暗すぎると雰囲気が暗くなってしまうこともあります。
・料理
できれば、忘年会当日と同じメニューを注文して、料理が出てくるペース、味、量もチェックしておくとベストです。
4 お店の予約
次にお店を予約します。
忘年会は会社の補助がある場合がありますので、予算は一概には言えません。
これまでの会社の忘年会の価格を参考にしましょう。
価格以外で大切なポイントは、飲み放題付きのプランにすることです。
特に、アルコール好きな参加者が多い場合は必須です。
アルコールが苦手な人のために、ソフトドリンクの種類も確認しておきましょう。
5 社内メールで最終的な出欠確認
社内メールで最終的な出欠確認をします。
ただ、忘年会シーズンは何かと忙しいもの。
社内メールをうっかりスルーしてしまう方もいるかもしれません。
なかなか出欠の返事が来ない場合は、返答期限の2～3日前にリマインドメールを送るようにしましょう。
6 事前の会費回収
忘年会当日に会場で会費を回収するのは大変です。
「おつりが無かった」とか「誰から回収したのか分からなくなった」などのトラブルも発生しがちです。
会費は事前に集めておくようにしましょう。
７ 忘年会の席順
忘年会の最初の席順は、幹事が決めておきましょう。
まず幹部や管理職の席を入り口から一番遠い席に決めて、その後で他の参加者を配置していきます。
幹事は一番動きやすい入り口近くに座ります。
席を決める場合、喫煙者と非喫煙者を分けるようにするといいですね。
また、席順を決めるのが難しいと感じたら、幹部や管理職の席のみを決め、後はくじ引きで決める方法もあります。
無礼講にも程がある！忘年会で幹事がやってしまったマナー違反
最近は、「忘年会は無礼講で」という会社もあるかもしれませんね。
しかし、無礼講だからと言っても、忘年会での振る舞いがその後の仕事に影響してくる可能性もあります。
特に幹事は最低限のマナーに気を付けたいものです。
ここからは、忘年会で幹事がやってしまったマナー違反をいくつか紹介します。
反面教師にしてくださいね。
1 忘年会当日に遅刻、または開始時刻ギリギリに到着
幹事は開始時刻の15～30分前には入店しましょう。
もちろん遅刻は厳禁ですが、開始時刻ギリギリの入店もNGです。
早めに到着して、他の参加者をお迎えしたり、テーブルに席札を置くなどの準備をしておきましょう。
2 自分の飲食に夢中
幹事は自分が楽しむことよりも、周囲が楽しんでいるかを確認することが必要です。
周囲への目配りを心がけ、一人でポツンと座っている人はいないか、飲み過ぎてハメをはずしそうな人はいないか、料理は順調に出ているかなど、常に周りの状況を確認するようにしましょう。
ポツンとしている人には積極的に話しかける、お酒のペースが速すぎる人にはやんわりと注意する、立場上難しい場合は、他の人に注意をお願いするなど、気を配りましょう。
3 忘年会終了時にお店の人に感謝を伝えない
忘年会が終了したら、お店の人にお礼を言いましょう。
飲み過ぎてお店に迷惑をかけた参加者がいるかもしれません。
お店から見ると幹事は言わば会社の顔です。
お店に迷惑をかけていなくても、幹事が帰り際に感謝の意を伝えることで、お店の人は会社に良い印象を持つでしょう。
まとめ
私は忘年会や飲み会の幹事の経験はありませんが、そばで見ていて本当に大変だなと思います。
仕事の一環として、常に周囲への目配りを心がけるのは、新人には少し荷が重いかもしれませんね。
教育担当の貴方は、新人をさりげなくサポートしつつ、一緒に忘年会を盛り上げていきましょうね。
