就活をする場合、多くの人が数十社の会社にエントリーします。
その結果、複数の会社から内定をもらったり、第一志望でない会社に合格することも。
しかし、第一志望の会社に受かった時は、他の会社には内定辞退の連絡をしなければなりません。
中には、内定を辞退することに罪悪感を抱く方もいるかもしれませんが、内定辞退そのものは失礼なことではありません。
ただそのやり方によっては、相手を不快にさせてしまいますから、注意が必要です。
最近では、応募から合否の決定までをメールで行う会社が増えてきました。
このような場合は、内定の辞退をメールで行っても何の問題もありません。
そこで今回は、内定の辞退をメールで行う場合のテンプレと、内定の辞退のタイムリミットについて紹介していきます。
内定の辞退をメールで行う場合のテンプレ集
まず、内定の辞退をメールで行う場合の、メリットからお伝えしていきます。
1.連絡内容や送信日時が記録される
メールですと、こちらからの連絡内容や送信日時が記録されます。
従って、後々の勘違いや、トラブルを防ぐことができます。
電話ですと、後で「言った、言わない」のトラブルが生じることも・・・。
2.意図がハッキリ伝わる
電話ではあいまいな言い方をして、内定辞退の意図がうまく伝わらないことがあります。
人事担当者と直接話すと、どうしても緊張してしまって、遠回しな言い方になりがちですよね。
メールではこのようなことがないので、内定辞退の意図をしっかりと伝えることができます。
3.人事担当者の仕事を中断させない
電話ですと、人事担当者の仕事を中断させてしまうこともあります。
メールであれば、担当者が都合の良い時にメールを確認できます。
担当者の立場になってみると、メールでの連絡のほうがベターですよね。
次に、内定辞退のメールを作成する上で、押さえておきたいポイントを紹介します。
メールを受け取った相手を不快にさせないためにも必要なポイントばかりです。
1.件名はシンプルにする
メールの件名だけで要件が分かるように、件名はシンプルにしましょう。
内定辞退のメールであれば、「内定辞退のご連絡」などとしておけば、用件が一目で分かりますよね。
2.感謝と謝罪の気持ちを伝える
一番大切なことは、内定をもらった感謝と内定を辞退することの謝罪の気持ちを伝えることです。
3.内定辞退の理由を伝える
簡潔な理由で十分です。
第一志望の会社に受かったと言う理由は、伝え方によっては相手を不快にさせます。
「自分の適性を考えた結果」や「自分のやりたいことを重視した結果」など、あくまでも自分の都合で辞退することを伝えましょう。
4.最後はお詫びの言葉で締めくくる
最後にもう一度お詫びの気持ちを伝えましょう。
内定を辞退することに対して、ていねいにお詫びをしてメールを締めくくると良いでしょう。
以上のポイントを押さえて、メールを作成しましょう。
続いて、内定辞退のメール作成に役立つテンプレを2種類ご紹介していきます。
テンプレ１
件名：内定辞退のご連絡（◯◯大学XX学部 自分の名前）
本文：
株式会社□□
人事部△△様
◯◯大学XX学部4年の （自分の名前）です。
この度は、採用内定の通知を頂き、誠にありがとうございました。
先日貴社より内定をいただきましたが、内定を辞退させていただきたく、ご連絡を差し上げました。
内定をいただいた後に、自身の適性をあらためて鑑みた結果、
別の会社とのご縁を感じ、誠に心苦しい限りですが、
貴社の内定を辞退させていただきたく存じます。
せっかく内定をいただき、何度も面接してくださったことを考えると、
大変申し訳ない気持ちでいっぱいです。
本来なら、直接お伺いしてお詫び申し上げなければならないところを、
メールでのご連絡となりますことをご了承していただきたく
お願い申し上げます。
末筆ながら、貴社の益々の発展をお祈り申し上げます。
今後、何かの縁でお会いすることがありましたら、何卒よろしくお願いいたします。
――――――――――――――――――
◯◯大学XX学部◇◇学科4年
自分の名前
〒
住所
電話番号
メールアドレス
テンプレ2
件名：内定辞退のご連絡（◯◯大学XX学部 自分の名前）
本文：
株式会社□□
人事部△△様
お世話になっております。 （自分の名前） です。
この度は、内定のご連絡をいただき誠にありがとうございました。
このような嬉しいお知らせをいただきながら恐縮なのですが、検討の
結果、内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。
事業内容や社風に魅力を感じて志望していましたが、＊＊＊を
第一条件と考えておりましたため、自分の将来を考えて深く検討した
結果、内定を辞退させていただく結論に至りました。
採用におきまして貴重な時間を割いていただき、このようなご連絡で 心苦しく思います。採用にかかわった皆様に心より感謝いたします。
最後になりますが、貴社の益々の発展を心よりお祈り申し上げます。
――――――――――――――――――
◯◯大学XX学部◇◇学科4年
自分の名前
〒
住所
電話番号
メールアドレス
内定を辞退するときはいつまでに行うのがリミット？
内定辞退の連絡をしたいけれど、いつまでにすればいいの？
内定辞退のタイムリミットは特に定められていませんから、困ってしまいますよね。
法的には、内定の辞退は入社日の前までであれば可能です。
しかし、会社は貴方を受け入れる準備を進めています。
内定を辞退するということは、そのような準備をすべて無駄にしてしまうことなのです。
従って、内定の辞退を決めたら、すぐに会社に連絡をすることがとても大切になってきます。
内定を出してくれた会社に迷惑をかけたことを頭に入れて、できるだけ早く自分の意思を伝えましょう。
内定辞退の連絡を先延ばしにすればするほど、さらに会社に迷惑がかかります。
トラブルにならないためにも、内定辞退の連絡は、速やかに行ってください。
また、会社の人事担当者は、就活で1社しか受けないケースは非常に少ないことを知っています。
ですので、罪悪感を持つことなく、誠意を込めて自分の意思を伝えるようにしましょう。
最後に大事なことを一つ。
内定辞退は必ず行ってください。
伝えにくいからと言って、連絡をしなかったことで会社が損害をこうむることもあります。
その場合、損害賠償などのトラブルに発展するケースもありますので、気を付けてください。
まとめ
最近は、内定の辞退をメールで行っても問題がない会社が増えてきました。
しかし、メールを受け取った相手を不快にさせないために、ポイントを押さえてメールを作成することが必要です。
また、内定の辞退は速やかに行うようにしてください。
ビジネスでは、内定の辞退をした会社が、自社の取引先になることもあり得ます。
その際、「内定の辞退をきちんとしておくべきだった」と後悔しても後の祭りです。
そのようなことがないよう、誠意を持って、内定辞退の連絡を行いましょうね。
