同窓会の幹事代行サービスというのを聞いたことがありますか。
卒業して間もないクラス単位の同窓会ならいざ知らず、何十年もたってしまった学校単位の同窓会は、日時、場所決め、案内状の発送など幹事泣かせの内容ばかりです。
先生のご招待や、引っ越しして連絡がつかない住所不明の同窓生も含めての名簿の作成もあり、同窓会を予定している何カ月も前から動いていかないといけませんね。
「同窓会をしたい！」と思っても、どこから手をつけていいのか、何から始めたらよいのかさえ悩んでしまいます。
同窓会の幹事代行サービスは、幹事の人のお手伝いをするサービスです。
準備から当日の同窓会までお世話をしてくれるので、思い切ってプロの代行サービスに頼んでしまったほうが、幹事さんも同窓会を楽しむことができるでしょう。
【代行サービス一覧】
・同窓会.com
・同窓会本舗
・幹事代行.com
・同窓会ネット
・同窓会トータルサポート
・笑屋の同窓会
などが主な幹事代行サービスの会社です。
私の学校も学年単位で同窓会がありましたが、まだ実家があるにも関わらず幹事から連絡が来ませんでした。
結局知らないまま同窓会が行われたようで、後日別の同級生から「なんで来なかったの？」と言われて初めて同窓会があったことを知りました。
全員に連絡しなかったのでしょうか。
後から話だけ聞かされてもちょっと困惑しますよね。
同窓会の幹事の代行サービスの会社を選ぶ基準
さて、同窓会を幹事の代行サービスでお願いすると決まったら、たくさんある幹事代行サービスの中からどの会社を選べばいいでしょうか。
同窓会をやるには、日時と場所を同級生に連絡しなければなりません。
人数が多いとさらに大変です。
同窓会参加人数の把握やキャンセルなどの対応もしなければなりません。
そのため、「名簿の作成」が重要になってきます。
「名簿の作成」や「出欠管理」「転居先不明者」などの管理も幹事代行サービスにお願いすることになります。
ここで大事なのが、幹事代行サービスの会社が「プライバシーマーク」を取得しているかどうかを確認しましょう。
プライバシーマークは「行政機関が保有する電子計算機処理に係る個人情報の保護に関する法律」（法律第95号）で、一定以上の情報漏洩対策を備えており、信頼性と安全性の高い会社です。
【プライバシーマークを取得している代行サービス】
・同窓会.com (平成25年1月23日制定)
・同窓会ネット(平成18年4月1日制定)
・笑屋の同窓会(平成21年2月1日 制定)
同窓会.comは、「幹事も楽しめる同窓会」をモットーに、招待状の発送から当日の受付まで同窓会の幹事の仕事全てを代行しています。
同窓会ネットは、幹事をさらに細分化し、同窓会を成功させるためのプロデュースをしていきます。
卒業アルバムなどから名簿をデータベース化し、また区画整理後の住居表示にも対応することができます。
笑屋の同窓会の特色は、あくまでも中～大規模な同窓会のみの対応が主で、小規模の同窓会は対応が難しいので注意が必要です。
しかし、笑屋の同窓会は、スタッフとベビーシッターを派遣することが出来るので、子どもがいて参加できない人も安心して参加することができます。
案内状発送・会場手配・専用サイト制作・当日運営なども幹事代行サービスが行います。
個人情報の保護の情報漏洩対策がされている代行サービスは安心ですね。
同窓会が終わったあと、よく分からないところから電話やメールが来るようになった‥などがあっては嫌ですよね。
同窓会の幹事代行サービスの役割とは⁉
同窓会において幹事の役割というのは大きく、やらなければならない仕事はたくさんあります。
幹事になってしまった人は、同窓会を楽しめないぐらい忙しくなってしまいます。
幹事代行サービスは、そうした幹事の気苦労を肩代わりし、幹事であってもちゃんと同窓会をかつての仲間たちと楽しめるように手配してくれます。
会場の手配から参加者の出欠管理、そして当日の運営諸手続きまでなんでも行ってくれます。
当日の会計なども行ってくれますので、幹事は「同窓会が失敗してしまったらどうしよう」と気に病む必要がありません。
用意するのは卒業生の名簿くらいでしょう。
プライバシーマークを取得している幹事代行サービスを選ぶと安心ですね。
今回のまとめ
同窓会は、懐かしい良い仲間たちに出会える絶好のチャンスです。
会場で再び顔を合わせたら一瞬で学生時代に戻れる力を持っていますね。
最高に楽しい時間を過ごしたいなら、幹事代行サービスを利用することをおすすめします。
幹事さんも当日の同窓会を楽しむことができるでしょう。
幹事代行サービスの利用は、幹事の細々した仕事から解放され、プロに頼むことによって同窓会が成功する確率が高まります。
幹事代行サービスとの打ち合わせ、アドバイスをよく聞いて、久しぶりの同窓会を成功させましょう。
